Nebenkostenabrechnung: Kopierpflicht für Vermieter?

 

Mieter dürfen Originalbelege einsehen

 

Nur im Ausnahmefall kann der Mieter vom Vermieter verlangen, ihm Kopien der Belege zur Betriebskostenabrechnung zu übersenden.

 

Laut Neubaumietenverordnung (§ 29 NMV) hat der „Vermieter dem Mieter auf Verlangen Auskunft über die Ermittlung und Zusammensetzung der zulässigen Miete zu geben und Einsicht in die Wirtschaftlichkeitsberechnung und sonstige Unterlagen, die eine Berechnung der Miete ermöglichen, zu gewähren.“ Der Mieter hat also auf jeden Fall unabhängig von begründeten Zweifeln immer das Recht, Belegeinsicht in die Originalabrechnungsunterlagen zu fordern. Die Verordnung (offizielle Bezeichnung: Verordnung über die Ermittlung der zulässigen Miete für preisgebundene Wohnungen)  ist zwar ausdrücklich für preisgebundenen Wohnraum bestimmt, wird aber auch entsprechend für preisfreie Wohnräume angewendet.

 

Müssen Belege automatisch beigelegt werden?

 

Die Neubaumietenverordnung schreibt dem Vermieter allerdings nicht vor, von sich aus die für die Nebenkostenabrechnung maßgeblichen Abrechnungsunterlagen beizufügen. Laut Rechtsprechung muss der Vermieter den Mieter auch nicht auf diese Möglichkeit der Belegeinsicht hinweisen (OLG Düsseldorf ZMR 2001, 886). Übersendet der Vermieter dem Mieter gefälligkeitshalber einzelne Kopien, kann der Mieter daraus auch kein Recht ableiten, künftige weitere Abrechnungsunterlagen zu erhalten (BGH WuM 2002,32).

 

Darf der Mieter Originalbelege einsehen?

 

 Belegkopien muss der Vermieter nur im Ausnahmefall aushändigen.

 

Der Mieter hat das Recht, die Originalunterlagen einzusehen und muss sich nicht auf Kopien verweisen lassen. Allerdings hat der Mieter keinen Anspruch auf Übersendung der Originalbelege durch den Vermieter (AG Mönchengladbach DWW 2003, 338). Die Originalbelege verbleiben immer beim Vermieter oder dessen Hausverwalter. Der Mieter kann die Originalbelege also nur beim Vermieter einsehen (BGH ZMR 2006, 358) oder der Vermieter kann den Mieter in die Räume eines Bevollmächtigten (Hausverwalter, Rechtsanwalt) verweisen. Der Vermieter kann die Originalbelege auch einscannen und dem Mieter überlassen. Der Mieter darf alle Unterlagen einsehen, auf denen die Abrechnung beruht. Da es auf die Bezahlung der Nebenkosten durch den Vermieter nicht ankommt, hat der Mieter aber keinen Anspruch auf die Einsichtnahme der Zahlungsbelege (Zuflussprinzip). Der Vermieter ist nicht verpflichtet, sich bestimmte Unterlagen zur Einsicht für den Mieter erst zu beschaffen, da sich das Einsichtsrecht nur auf die beim Vermieter vorhandenen Unterlagen bezieht (Schmid ZMR 2003, 15). Anders verhält es sich, wenn die Unterlagen anderswo bereitgehalten werden, etwa wenn die Buchhaltung über eine externe Abrechnungsstelle erfolgt.

 

Belegeinsicht durch Übergabe von Kopien

 

Statt der Einsichtnahme in die Originalunterlagen kann der Mieter verlangen, dass ihm der Vermieter Kopien der Abrechnungsunterlagen zur Verfügung stellt. Das Verlangen nach Kopien ist aber nur dann berechtigt, wenn dem Mieter eine Einsichtnahme in die Originalunterlagen infolge der räumlichen Entfernung oder einer Erkrankung oder wegen des Zerwürfnisses mit dem Vermieter nicht zumutbar ist (BGH ZMR 2006,361). Nach einem aktuellen Urteil des Landgerichts Berlin (LG Berlin, Urteil v. 11.6.2014, 65 S 233/13) musste ein Vermieter seinem Mieter Belegkopien zukommen lassen, weil der Mieter zum einen aufgrund seiner Gehbehinderung das Büro des Vermieters nur unter erheblichen Mühen erreichen konnte. Zudem bestanden zahlreichen Differenzen zwischen Vermieter und Mieter, weshalb nicht damit zu rechnen war, dass die Parteien etwaige Unklarheiten über strittige Punkte der Abrechnung bei einer Belegeinsicht beim Vermieter im persönlichen Gespräch klären könnten.

 

Der Anspruch des Mieters auf Überlassung von Fotokopien besteht aber nur anstelle der Belegeinsicht. Er kann also nicht Einsicht in die Originalbelege und die Erteilung von Kopien verlangen (AG Wuppertal Wum 1990, 560).

 

Dürfen Kosten für Belegkopien in Rechnung gestellt werden?

 

Bei preisgebundenem Wohnraum kann der Mieter laut Neubaumietenverordnung Kopien nur gegen Erstattung der Auslagen des Vermieters verlangen (§ 29 II 1 NMV). Diese Bestimmung wird auf andere Mietverhältnisse entsprechend angewendet, wenn ein Anspruch auf Übersendung von Kopien besteht oder wenn der Vermieter auf Verlangen des Mieters Kopien überlässt, ohne dazu verpflichtet zu sein (AG Münster WuM 2007,41).

 

Der Kostenersatz bezieht sich auf die Selbstkosten des Vermieters ohne dessen Arbeitsaufwand. Aus Vereinfachungsgründen gewährte die ältere Rechtsprechung pauschal je Seite Beträge zwischen umgerechnet 0,05 Euro (AG Oldenburg WuM 1993,412) und 0,50 Euro (AG Neubrandenburg WuM 1994, 531). Am häufigsten werden wohl Beträge von 0,25 Euro zugesprochen. Auch in dem aktuellen Urteil des LG Berlin wurde eine Erstattung der Kopierkosten von 0,30 Euro pro Seite festgelegt.

 

 

Quelle: siehe Quellennachweis 17-114